Hoe verloopt een gerechtelijk incassotraject?

De versimpelde weergave van een gerechtelijk incassotraject.

Verloop gerechtelijke incassotraject | in 7 stappen.

Stap 1. Dagvaarding

Een gerechtelijk incassotraject leidt CIB in door middel van het dagvaarden van de partij van wie u iets wilt verkrijgen (‘de gedaagde’). De dagvaarding bevat de datum van de eerste rolzitting en de rechtbank waar de procedure wordt gevoerd. Deze datum vormt ook de officiële start van het gerechtelijk incassotraject. Daarnaast bevat de dagvaarding uiteraard details over wat u als eisende partij van de tegenpartij eist en het bewijs waarop de vordering is gebaseerd. 

Zodra onze jurist de dagvaarding heeft opgesteld en er akkoord is gegeven op de inhoud, geeft hij deze dagvaarding aan de gerechtsdeurwaarder voor de betekening.

Verloop gerechtelijke incasso | in 9 stappen

Stap 2. Betekening

Voor het wettelijk kunnen afgeven van de dagvaarding moet men in Nederland gebruik maken van een gerechtsdeurwaarder. Dit is de enige persoon die in Nederland rechtsgeldig exploten (zoals dagvaardingen) en titels (zoals vonnissen) kan uitbrengen. 

De deurwaarder zal de dagvaarding aan de wederpartij in persoon afgeven, of als dit niet lukt op het adres van de wederpartij achterlaten. Indien de deurwaarder hierin is geslaagd, is de dagvaarding ‘betekend’ en het gerechtelijk incassotraject rechtsgeldig verklaard. De wederpartij is dan verplicht om op de zittingsdatum van de dagvaarding bij de kantonrechter te verschijnen of voor deze datum een schriftelijk verweer in te dienen. Nadat de dagvaarding betekend is, zal deze aan de uitdager worden toegestuurd en zullen zich vervolgens inschrijven op de zittingsrol van de kantonrechter. Op deze zogeheten ‘rol staan alle zaken die de kantonrechter moet behandelen. 

Nadat de dagvaarding is aangeleverd bij de deurwaarder, bepaalt hij of zij wanneer de eerste rolzitting bij de kantonrechter plaats zal vinden. Tussen het betekenen van de dagvaarding en de eerste zitting zit minimaal een week.

Stap 3. Rolzitting

De volgende stap in het gerechtelijk incassotraject is de rolzitting, waar de zaak voor het eerst behandeld wordt. Dit is een zitting waarbij de kantonrechter vaak meerdere zaken tegelijk behandelt. Zodoende vindt er geen uitgebreide behandeling van de zaak plaats op deze dag. De kantonrechter controleert of de dagvaarding voldoet aan de wettelijke vereisten en of de wederpartij zich in de procedure meldt om verweer te voeren. De wederpartij kan op twee manieren verweer voeren: (1) door mondeling op die zitting zijn bezwaren tegen de (inhoud van de) dagvaarding aan de rechter kenbaar te maken of (2) de wederpartij dient uiterlijk op datum van de rolzitting een schriftelijk verweer in, ook wel Conclusie van Antwoord genoemd.

Stap 4. Rolbericht na eerste zitting

Doorgaans wordt de uitdager binnen 4 weken na de eerste rolzitting geïnformeerd over wat de wederpartij heeft gedaan. De wederpartij heeft uitstel aangevraagd, verweer gevoerd, of er wordt verstek verleend.

  • Uitstel
    De wederpartij kan op die eerste rolzitting een uitstel vragen om een Conclusie van Antwoord in te dienen. Het is gebruikelijk dat de rechter dan een uitstel van 4 tot 6 weken verleent.
  • Verstek
    Indien de wederpartij niet verschijnt, geen uitstel aanvraagt en ook geen schriftelijk verweer heeft ingediend, wordt hij/zij bij verstek veroordeeld. Dit betekent dat de kantonrechter de vordering toewijst, mits deze hem rechtmatig en gegrond voorkomt. In de meeste gevallen wijst hij de vordering toe wanneer deze in voldoende mate is onderbouwd.
  • Zuivering van het verstek middels verzet
    De wederpartij kan binnen 4 weken (nadat hij/zij op de hoogte is van het vonnis) een verzetdagvaarding tegen het vonnis indienen bij de rechtbank. Dit dient dan te gebeuren binnen twee maanden nadat de wederpartij aantoonbaar op de hoogte is gesteld van het vonnis. Wanneer de wederpartij te laat verzet indient tegen het verstekvonnis, dan bestaat voor hem/haar alleen nog de mogelijkheid om hoger beroep in te stellen wanneer de vordering een belang heeft van meer dan € 1.750,00. Het hoger beroep moet binnen drie maanden worden ingesteld.
  • Verweer: Procedure op tegenspraak
    Wanneer de wederpartij zich wel verweert tegen de vordering, dan maakt de rechter dit kenbaar aan de uitdager. De rechtbank stuurt de Conclusie van Antwoord toe aan het incassobureau, die het vervolgens doorstuurt naar de uitdager. Zo is de uitdager op de hoogte van het verweer dat de wederpartij heeft ingesteld en kan er, indien nodig, op gereageerd worden.
Verloop gerechtelijke incasso | in 9 stappen

Stap 5. Voortgang procedure

Indien wederpartij verweer voert tegen de vordering, zal de kantonrechter de uitdager binnen 4 weken na de eerste zitting berichten. In dit bericht vermeldt hij/zij de verdere procesverloop van het gerechtelijk incassotraject. 

De procedure kan op twee manieren worden voortgezet. De kantonrechter kan een  comparitie van partijen bepalen óf de procedure zal hij/zij schriftelijk voortzetten via een Conclusie van Repliek vanuit uw zijde en een Conclusie van Dupliek vanuit de zijde van de wederpartij.

  • Comparitie van partijen
    Een comparitie van partijen is een zitting – meestal binnen 1 tot 4 maanden – waarbij beide partijen aanwezig moeten zijn. Vaak zijn hier ook de juridische vertegenwoordigers bij aanwezig. Het doel van een comparitie van partijen is allereerst het verkrijgen van inlichtingen, zodat de rechter uiteindelijk een vonnis kan wijzen. De kantonrechter zal aan beide partijen vragen stellen over de zaak. Ook de vertegenwoordigers van de partijen krijgen de gelegenheid om de partijstandpunten nader te onderbouwen. Daarnaast heeft de comparitie van partijen het doel om de mogelijkheden van een minnelijke regeling te onderzoeken. 

    Vaak zal de kantonrechter, na beide partijen gehoord te hebben, enigszins laten merken hoe hij over de zaak denkt. Hierna krijgen de partijen de gelegenheid om op de gang te onderhandelen over een eventuele minnelijke regeling. Dit is echter geen verplichting.Komen de partijen niet tot een minnelijke regeling? Dan bepaalt de kantonrechter een datum voor het vonnis. Dit kan een eindvonnis zijn, of een tussenvonnis waarin nadere bewijsopdrachten worden verstrekt.

  • Conclusie van Repliek en Dupliek
    Naast de mondelinge behandeling bestaat er ook de voortzetting via een schriftelijke ronde. Allereerst mogen wij, als eisende partij, binnen 4 weken reageren op het door wederpartij gevoerde verweer via een Conclusie van Repliek. Normaal gesproken krijgt de eisende partij hiervoor een termijn van 4 weken. 

    Daarna mag de wederpartij in een zogenaamde Conclusie van Dupliek weer reageren op de door de eisende partij ingediende Conclusie van Repliek. Hier krijgt de wederpartij meestal 4 weken de tijd voor. 

    Daarna zal de kantonrechter een datum bepalen voor het vonnis. Dit kan een eindvonnis zijn, of een tussenvonnis waarin bewijsopdrachten worden verstrekt.

Stap 6. Bewijsopdrachten en horen van getuigen

Indien een kantonrechter na een comparitie van partijen of schriftelijke ronde nog niet overtuigd is van de stellingen van één van de partijen, dan kan de rechter een aanvullende bewijsopdracht geven aan die betreffende partij. Zo’n opdracht kan bijvoorbeeld inhouden dat u (nader) zou moeten bewijzen dat er een overeenkomst bestaat tussen de partijen. U mag meestal zelf bepalen u hoe deze bewijsopdrachten ingevuld. Een verklaring van een getuige of deskundige is een veelvoorkomend bewijsmiddel.

Getuigen kunnen via een aparte hoorzitting worden gehoord door de rechter. Tijdens deze zitting kunnen de vertegenwoordigers van beide partijen vragen stellen aan de getuige of de deskundige. Nadat partijen zich hebben uitgelaten over de bewijsopdracht zal de kantonrechter een datum bepalen voor eindvonnis.

Stap 7. Eindvonnis

Het gerechtelijke incassotraject eindigt met een eindvonnis. De kantonrechter oordeelt het volgende in het eindvonnis:

  • Welke partij in het gelijk wordt gesteld
  • Tot welk bedrag de wederpartij veroordeeld wordt om te betalen
  • Welke proceskosten er voldaan moeten worden

Normaliter is het zo dat de partij die voor het grootste gedeelte in het ongelijk wordt gesteld ook veroordeeld wordt in betaling van de proceskosten.

Weten wat CIB voor uw organisatie kan betekenen?

Download onze brochure of neem contact op met een van onze incasso-experts.